Akşamdan sabaha karar değiştiren patron.

Akşamdan sabaha karar değiştiren patron.

Küçük şirketlerde kararları patron verir. Çok çalışanlı ve kalabalık şirketlerde mesajlar hiyerarşik olarak iletilir ama patron şirketlerinde kararlar patron ya da en yakınında ki kişi tarafından duyurulur. Bu çalışanın bazen işine gelir gibi görünse de genellikle durum çok sıkıcı gelir bir süre sonra.

Büyük şirketlerde üst yönetim, fizibilitesini yaptığı işin planını yapar, karar ölçümleme sistemi modeli ile birlikte duyurulur ve ardından sonuçları beklenir. Ancak patron şirketlerin böyle olmaz.

Gece aklına takılan bir sorunun çözümü ya da gittiği yemekte duyup öğrendiği bir şirkette aklına gelen iş önce gece yarısında gelen telefonla müdürüne uzunca anlatılır ve sabah patron geldiğinde daha gece konuştuğu müdürüyle konuşmadan hemen çalışanlara bir şekilde duyurulur. Patron aklına gelen bu düşünceyi önce çaycıya veya sekreterine anlatır. İlk gördüğü bu iki kişi hemen şirkete yetiştirir. Gecenin bir yarısında iki saat telefonda anlatmış olduğu fikir hiçbir hazırlık yapılmadan duyulmuş olur.

Bu durum hem yöneticiyi kasar hem de işin yarım yamalak bir haber şeklinde çalışanlar duyar ve hatta aşırı işgüzarlar hemen emir telakki ederek işe başlar.

Gece aklına gelen bu iş daha fizibilitesi, planı yapılmamışken hemen hayat bulmuştur. Ardından birkaç gün geçer, patron müdürü çağırır ve bu işin doğru yürümediğinden yakınır. Çalışanlar suçlanır, yönetici suçlanır.

Patron kara kara düşünmeye başlamışken aklına gece ve aniden gelen başka bir fikir öncekini ya ekarte eder ya da yeni fikir ön plana çıkar.

Bu durum böyle sürer gider. Çalışanlar patronun maymun iştahlı veya çok sabırsız olduğunu düşünmeye başlarlar.

Şirketlerde hızlı ve alelacele alınmış kararlar genellikle şirkete zarar verir.

Genelde patron şöyle düşünür;

Küçük bir otomobil az manevrayla hızlıca şerit değiştirir, bir yolcu otobüsüyse daha ağır ama bir tır kullanıyorsanız bu durum daha zordur.

Bu aşamada patrona şu soruyu sormak gerek.

Sen hep küçük otomobil mi kullanmak istiyorsun?

Unutma ki otobüsü kullanan o koltukta can taşıdığını bildiğinden yavaş hareket eder. Otobüsün ya da tırın gücü elbette ki otomobilden çok daha fazladır.

Uzun uzun konuşabilmek için bana yazabilirsiniz

Gürkan

gurkan@gurkanakman.com

Yönetimde delegasyon,

Yönetimde delegasyon,

Küçük işletmelerde patron en çok çalışandır. Delegasyonu doğru yapamadığından ve kendine uygun eleman çalıştıramadığından olsa gerek, bu genelde böyledir.

İşin en başında olduğundan her şeyden haberdar olmak ister. Bu yüzden gün içinde kapısını müşteriden ya da dosttan çok çalışanları çalar. Gün sonunda patron, yorgun düşmüş ama hiçbir şey yapamadığını ve işlerin hep kendisinde olduğunu söyleyerek şirketinden en son çıkan olur. Gün verimsiz geçer.

Bunun sebebi işleri paylaştıramamış olmasındandır. İş paylaşımını doğru yapmak bir patronun en hayati önemidir.

İş paylaşımını yaparken liyakat en doğru seçimdir. Eğer patron işini paylaştırdığı kişileri doğru seçerse iş yükü hafifler, bilgi akışı artar, vaktini gerçekten yapması gereken işlere ayırabilir.

Patron işe layık olan çalışanı ya yetiştirir ya da dışarıdan alır. Ancak bunu yaparken genelde kararı kendi vereceğinden işi zordur. Bir yönetici atamanın zorlukları vardır. Hem atadığı yönetici yönetmeyi bilmeli, hem işin nev’ini iyi bilmeli hem de kendi kadrosunu oluşturabilecek kadar da öngörü sahibi olmalıdır.

Bu seçimi doğru yapan patron görev tanımlarını da doğru oluşturursa işi hem çok daha verimli hem daha keyifli olur.

Detaylı bilgi almak ve dertleşmek için bana yazabilirsiniz.

Gürkan

gurkan@gurkanakman.com

danışmanlık nedir?

İşini büyütmek isteyen küçük işletmelerin baş vurduğu temel yöntem bir danışman tutmaktır.

Peki nedir bu danışman?

Kim olmalı? 

Tecrübesi ne olmalı? Yaşı kaç olmalı?

Danışman denilince genelde akla akıl hocası gelir. Patron zaten başarılıdır ki onca işe sahip olmuştur. Akıl hocasına neden ihtiyacı olsun ki?

Öncelikle çok karıştırılan birkaç konuyu ele alalım.

Koçluk, danışmanlık ve müşavirlik. Bu üç isim de birbiriyle çok karıştırılır.

Müşavirlik.

Adı danışman diye geçse de müşavirlik patronun resmi işlerini resmî kurumlarda halleden şirket ya da kişidir. Şirketin geleceğiyle, gidişiyle, hedefleriyle ve anlık yaptıklarıyla ilgilenmez. Genelde mali müşavirlik, trafik müşavirliği, gümrük müşavirliği, hukuk müşavirliği gibi işler bu alana girer. Kartvizitinde danışman yazsa da onların yaptığı iş genelde şirketin resmî kurumlarda temsiline yarar.

Koçluk.

Genelde bu tip kişiler sadece yön gösterir. Hedefinizin nereye ve nasıl gidebileceği konusunda fikir verirler. Yöntem gösterir ve izlerler. İşin içinde çok olmadıklarından çalışana karışmazlar. Patron, koçundan genelde duygusal bağ ister. Teknik yardım, kişisel destek ve bireysel çaba bu bağı oluşturur. Koçlar genelde patrona yön gösterirler ve kişisel ilişki içindedir. Koç genelde somut sorunlar ve öğrenme fırsatları ile uğraşır. Uzun vadeli kişisel kariyer gelişimi ve çok uzun vadeli olursa buna mentorlük denir. Mentör koçtan daha fazla gönüllü isteklik bekler.

Danışman.

Bir işletmede harıl harıl çalışırken kapı açılmış, patron veya patronlardan biri yanında bir kişi ile gelip kısa bir tanışma faslından sonra bu kişinin bir süre kuruluşta çalışacağını ve ona yardımcı olmanızı isterse bilin ki o gelen danışmandır.

Geçici bir süre içinde sahip olduğu bilgi, beceri ve tecrübeyi kullanarak, çalışma yaptığı kuruluşta, bu kuruluşun iş yapma alışkanlıklarından, yapısından ve kültüründen bağımsız olarak, önceden belirlenmiş bir konu üzerinde çalışarak bu çalışmasının sonuçlarını yöneticilerin dikkatlerine sunan kişiye danışman denir.

Danışmanlığın ilkeleri vardır.

Tarafsızlığını ve bağımsızlığını korumak, gizliliğe önem vermek, mesleki saygınlığın korunmasını sağlamak, iş temini için çıkar sağlamamak, iş sahibinin çıkarlarını korumak ve ücreti hizmete dayatmamak önemli ilkelerdir. En başında sır saklama üzerinde bir yeterliliği olmalıdır. Danışmanın sır saklama yükümlülüğü en mühim olanıdır.

Kişisel hayatında karar vermekte zorlanan bir kişi, arkadaşına fikir sorarak onu danışman gibi kullanır. Danışman da danışanıyla arkadaş olmalıdır.

Sır tutmayı bilen, arkadaş gibi yaklaşan ve iletişimi kuvvetli bir danışman gerekirse yazın.

gurkan@gurkanakman.com

  

Prim sistemi hakkında.

Prim sistemi hakkında.

Özellikle küçük şirketlerde en büyük sorunlar primden dolayı oluşur.

Prim ya hesaplama yöntemi ya da ödeme gününün belirsiz olması üzerine arıza çıkan en büyük sorunlara ve çalışan memnuniyetsizliğine sebep olur.

Peki nedir bu prim?

TDK primi şu şekilde tanımlar.

İsim- Fransızca- prime

İşveren tarafından iş yapanı isteklendirip verimini artırmak veya sonuca daha kolay ve çabuk ulaşmasını sağlamak amacıyla verilen para.

Prim iş yapanı isteklendirmek içindir. Ama önce iş yapanın işi yapması gerekir. Yani önce maaşı hak edecek kadar çalışmalı sonrasında ek bir başarı göstermeli ki ödüllendirilmeli.

Patron eleman seçerken bir tutar belirler ve bu satıcının yada üretimcinin bu tutar karşılığında zaten belirlenen bir işi yapması içindir. Maaş alan çalışan maaşı hak etmek için belirlenen bir miktar kadar iş yapmalıdır. Sonrasında ekstra kattığı fayda tutarı ile orantılı bir miktar ödüllendirilebilir. Bu ikramiye, hediye, ya da hesaplamalar sonucu oluşacak bir kar payı olabilir.

Şirketin hedeflerinin ortaya konmuş ve tüm çalışanların öncelikle bu hedefe etkili odaklamış olması gereklidir. Sonrasında açıklanacak prim sisteminde hem ödül hem ceza belirtilmelidir. Hedeflerin tutması için alınan maaş öncelikle hak edilmeli ve eğer tutarsa ödül verilmelidir. Çalışan hiçbir zaman kendisine hedef tutmadığında maaş kesintisi yapılabileceğini düşünmez. Kanunen maaş kesintisi çalışanın hedef tutturamamasından olmaz. Bu işten çıkarılma sebebi olabilir ama öncelikle çalışanın maaşı hak ettiği kadar işini yapması beklenir.

Prim sistemi bitmeyen bir kriz olur. Çalışan prim isterken hep en iyiyi başardığını söyler ama bu sadece bir çalışanın hedefi tutturmuş olmasıyla ya da hedefi aşmasıyla olmaz.

Yıllar önce okuduğum bir yazının özeti şuydu;

Çok uluslu bir şirkette çalışan bir bölge müdürü, hedefinin iki katını sürekli satar. Yalnız hırsı öyle büyüktür ki yaptığı işin peşinde koşar. Müşterileri her durumda mutludur. Her sipariş aldığında eskisinden yüksek olur. Ancak şöyle bir durum oluşur. Aldığı sipariş firmanın hedeflediği sipariş miktarından fazladır. Bu sebeple firma, satış temsilcisinin siparişini tamamlamak için başka bölgelerin sipariş almasını engeller. E çok uluslu bir şirket olduğundan hedefler ve ithalat miktarı çok önceden belirlenmiştir. Dolayısıyla ithalat ya da üretimde sıkıntılar oluşur. Satış temsilcisi daha fazla prim beklerken işten çıkartılır.

Sebep: Firmanın hedeflerindeki şaşmadır.

Yani çalışan prim isterken firma hedefinin ne kadar şaştığını da bilmelidir. Çalışan maaşı buna göre hesaplanır ve firmanın hedefleri önceden belirlenirse prim çok da iyi bir şey olmaktan çıkar.

Peki çalışan acaba şunu sorar mı?

Peki prim isteyecek kadar işimi yaptım mı?

Peki primi hak edecek kadar arkadaşlarım işini yaptı mı?

Bu iki soru da aslında paraleldir. Yani hem çalışan hem de ekip arkadaşları önce hedef doğrultusunda işini yapmalı sonra prim beklemelidir.

Özellikle küçük şirketler daha fazla satış yapsın diye çalışanlara yüksek pirim düşük maaş teklif ederler. Bu bence çok da gerçekçi sonuçlar doğurmaz. Özellikle küçük şirketler hedeflerini kapasitelerine göre belirlemeli ve planı doğrultusunda çalışan almalıdır.

Eğer bu konuda daha detaylı konuşmak isterseniz ben varım.

Sevgiler

Gürkan

gurkan@gurkanakman.com

toplantılar

Patronun yaptığı uzun toplantılar.

Genelde küçük işletmelerde patron çok uzun ve sıkıcı toplantılar yapar. Bu toplantılar aslında her çalışanın müdüründen bekçisine kadar her çalışanın katıldığı uzun ve anlamsız toplantılardır.

Çalışanlar “aslında patronlar bu toplantıları kendi egosunu tatmin etmek için yapıyor” diye düşünür.

Bir açıdan bakıldığında bu toplantılar gerçekten de patronun kendini tatmin etmesine yarar. Patron aklından geçeni söyler. Her çalışanın sorduğu soruya verilecek bir cevabı vardır. Genelde bu toplantılardan sonra çalışanlar gerilir, patron gerilir ama yapılacak pek de bir şey olmadığından katılır herkes.

İşleri delege etmiş patron bu hataya düşmez. İlgiliyle kısa toplantılar hatta görüşmeler yapar ve toplantı neticesini bir sonraki görüşmede sorar. Ancak işlerini delege edememiş ve liyakate uygun yönetici atayamamış patron fikrini çalışanların hepsine iletmek zorunda olduğundan toplantılarda sürekli konuşan taraf olur. Yöneticilerinden çok konuşan, sürekli talimat veren patron hem yöneticiyi saf dışına iter ve her sorunun kendisine gelmesinin önünü açar. Bu durum ileride hem yöneticinin yönetebilme yeteneğini azaltır hem de her sorunun patrona kadar ulaşmasına sebep olur.

Toplantılar genelde yöneticilerin ve patronun mutsuzluğuyla biter. Çalışanlar genelde ne olduğunu anlamadan toplantı salonundan ayrılırlar. Patron kızgın konuşmuş ve hatta tüm çalışanları fırçalamıştır. Çalışan;

• -          İşler kötü galiba,
• -          Yöneticimiz iyi değil galiba,
• -          Amma çok konuştu, bıraksaydı işimizi yapsaydık,
• -          Bu saatte neyin toplantısıydı bu şimdi,
• -          Patron yengeyle atışmış yine,

gibi sonuçlar üretmiştir. Hele birde zılgıtı yemiş yöneticinin suratı. O hiç çekilmez. Genelde küçük şirketlerde toplantılar böyle olur.

Peki bu kadar uzun toplantılar gerekli midir?

Elbette toplantı gerekli bir şeydir. Ancak patronun kendi işini ve çalışanları engellemeyecek şekilde ve çok sıkıcı olmayan toplantılar düzenlemesi gerekir.

Toplantılar birim yöneticileri ile çalışanlar arasında ve uygun zamanlarda olmalı sonrasında bu müdürler patron ile tek tek toplantı yapmalıdır. Asıl olan budur.

Yöneticiler iyi çalışıyor ve işini tam yapıyorsa, çalışanlardan doğru bilgi toplayabiliyor ve üst yönetimin mesajlarını ve taleplerini doğru iletebiliyorsa elbette patron da sadece zevk olsun diye nutuk çekmez.

Her patron işini yaptırabileceği yöneticilerle çalışıp dışarı çıkmak ister. Çalışanlar şunu hep hatırlamalı.

“patron ne kadar uzağınızda olabiliyorsa işler o kadar iyi yürüyordur”

Patron yurt dışına çıkar yeni ürünler bulur. Patron büyük müşterileri ziyarete gider ve büyük işler yapar. Patron öğle yemeğinde tedarikçisiyle zaman geçirmelidir. Her şeyden önce patron tatil yapmalıdır. Kafası zinde olan patron çok daha iyi iletişim kurar. Çalışanlar bayram tatiline sevinirken patron bunu tatil olarak değil iş kaybı olarak görür. İşte bu sebeplerle patronlar da değerli zamanını harcayıp uzun ve sıkıcı toplantılar yapmak istemez.

Mecbur kalır.

Delegasyonu doğru yapamayan patron da çalışan da uzun toplantıya mecburdur aslında.

Destek olabilirim.

Gürkan

gurkan@gurkanakman.com

-           

Patron ve muhasebeci,

Patron ve muhasebeci,

Patron ilk ve en mahrem konularınızı paylaşabileceğiniz bir muhasebeci arayışına girer.

Genelde muhasebeciden haddinden fazla şey beklenir gibi sanılsa da bu aslında çok basit bir bakkal hesabı gibi bir şeydir. Patron mali işleriyle ilgilenecek bir muhasebeci arar ama ilan çıkarken muhasebeci yazmaktan başka şansı yoktur. Bu sebepten muhasebeci arar.

Patronun mali işler ile muhasebeci arasındaki farkı anlaması gerekir. Patron tüm mali işleri bilen ama adı muhasebeci olan birini işe alıp işi kolay yoldan halletmenin peşindedir. Bu aşama geldiğinde çok seçici olmak zorundadır. Tüm sırlarını saklayabilecek kadar namuslu, tüm işleri halledebilecek kadar çalışkan, finanstan anlayan, gerektiğinde kredi bulabilecek kadar kurnaz, ekip arkadaşlarına dur diyebilecek kadar cesur, istediği raporları anında getirebilecek kadar çevik olması genel beklentileridir.

Patronun arasındaki farkı anlayabilmesi gereken temel konular şunlardır.

Mali müşavir;

Şirketin tüm vergi dairesi işlerini halleder. Gerektiğinde şirkete uygun finansal tablolar oluşturacak, kendisini devlet dairesinde teslim edecek ve ayda birkaç gün şirkete gelip kayıtları kontrol edecek dışarıdan hizmet alınacak bir kurumdur.

Finanscı;

Şirketin borç alacak durumunu bilen ve idare eden çalışandır. Şirketin kasa kayıtları finansçıdan sorulur. Çek senet tahsilatı veya ödemelerini bu arkadaş yapar. Genelde maaş ödemelerini, prim ödemelerini, bankalarla görüşmeyi bu arkadaş gerçekleştirir. Patron bu konuları bu arkadaşa yıkacağından son derece kuvvetli olmalıdır.

Muhasebeci;

Genelde patronun en çok yanıldığı pozisyon budur. Patron hem mali müşavirin yapması gerekeni hem finansçının yapması gerekeni bu arkadaştan bekler. Muhasebecini görevi resmi kayıtları tutup mali müşavire hazır etmek olsa da patron bütün işleri muhasebeciden bekler. “Ben şunun raporunu görmek istiyorum”. Bu sorunun sonucunda muhasebe çalışanı bilanço getirince patron anlamaz. Patron aslında çok daha basit bir rapor bekler. Patron genelde bilanço, mizan ve resmi finans tablolarından pek anlamaz. Onun beklediği günlük, haftalık, aylık olarak çok basit ve tek tablodan oluşan bir sonuçtur. Bu tablo öyle basit şekilde hazırlanmalıdır ki patron şak diye anlayabilsin. Neredeydi bu gün ne olduk. Varlıklarımız ne kadar ve borçlarımız ne kadar. Bu çok basit ve patronun anlayabileceği şekilde hazırlanmalıdır. Patron bir de nakit akış tablosunu görmek ister. Aslında muhasebecinin patronun çok kolaylıkla anlayabileceği bu tablolar çok kolay hazırlanabilir.

Muhasebeciler genelde iyi okullarda, iyi muhasebe dersleri görmüş kişilerden seçilirken patronların ne istediğini anlayamadığından çok detaylı bilançolar götürdüğünde patron da mutsuz olur muhasebeci de.

Bir patron muhasebeciden ne beklediğini bilir ve doğru şekilde istemeyi başarırsa, küçük işletmede muhasebe departmanına baş vuran – iyi okullarda okumuş ama iş tecrübesi olmadığından iş bulamamış- muhasebeci adayı da bunu doğru anlarsa sorun çözüme kavuşur.

Bu konularda destek verebilirim.

Sevgiler.

Gürkan

gurkan@gurkanakman.com

Patron şirketinde çalışmak zordur.

Patron şirketinde çalışmak zordur
Patron her olanı görmek, duymak ister. Her atılacak adımdan haberdar olmak ister. Her şeye hakim olmak ister.

Patron hem muhasebecidir hem satışçı hem de üretim müdürüdür. Patron en iyi sosyal medyacıdır. Patron en iyi depocudur.patron en iyi şofördür. Patron en iyi doktordur. Patron en iyi temizlikçidir. En iyi insan kaynakları yöneticisidir.
En en en…
Çalışanların en iyisi ona en çok muhbirlik yapandır. En çok muhbirlik yapan çalışan patrona en sokulandır. Her olup biteni yetiştiren her durumda alkış tutan en iyi elemandır.

Bu her çalışan için böyle algılanır.

Küçük şirkette çalışmanın zorlukları içinde en önemli sorunlardan biri işe girerken bunları kabul edip çalışırken bunların söylenmesidir.
İşe girerken patronla konuşmadın mı? Seni işe patron seçmedi mi?
Çalışanın okuduğu okulu,  tecrübesi ne olursa olsun beklenti sadece para kazanmak ve işletmede uzun soluklu kalabilmekse bunları kabul edip işe girmedin mi?
Kabul ettiysen işine bak. Eğer çok uluslu büyük bir şirkette çalışmaya gücün yetmiyorsa kabullen.
Çalışanın önce bu sorunlarla baş etmeyi göze alması gerekir.

Önce patronun beklentileri algılanmalıdır. Patron para kazanmak ister. Eğer bir sosyal yardım derneğinde çalışmıyorsanız patronun aslında kazanma hırsını doğru algılamalısınız.
Patron her olup biteni anlamalı ve rotasını belirlemelidir.

Çalışan talimatı doğru almalı ve hedeflenen rotaya göre gemiyi hareket ettirmelidir.

Bir gemi düşünelim. Geminin Kaptanı patron olsun.
Dümenci genel müdür ya da koordinatör olsun. Makineci, çarkçıbaşı, güverte lostromosu, fenerci telsizci, aşçı, yağcı herkes işini tam ve eksiksiz yaparsa gemi hem hareket eder hem de rotasından şaşmadan yolunda gider. Peki bunlardan biri aksasa ve kaptana aksama bilgisi gitmezse ne olur?
Gemi yarı yolda kalır. Bu durumda herkes işini patrona yani kaptana doğru bildirmek zorundadır.
Küçük gemilerde durum böyleyken çok büyük gemilerde yani büyük şirketlerde ne olur?
Tabi ki aynı şey olur. Büyük gemilerde personel çok olduğundan kaptana değil bir üst amire rapor edilir ama rapor edilir.
Büyük şirketlerde çalışan patronla direk temas etmediğinden bilginin gidiş şekli görünmez. Ama unutmayalım ki büyük şirket de olsa kamu da olsa yapılan işin bir patronu yada bizim deyişimizle bir Kaptanı var.
Aslında büyük şirkette çalışmanın ayrı zorlukları var. Bütün gün sadece kahveyle beslenip sigarasını plaza önünde içmek de çok zordur. Bir derdiniz olduğunda kolayca patrona ulaşmak mümkün olmadığından prosedür gereği sadece bir üstünüzle irtibata geçebilirsiniz.
Bu yüzden patron firmasında çalışıp sırtınızı oyalayan patron hakkında çok da fazla serzenişte bulunmayın derim.

Sevgiler
Dertleşebiliriz
gurkan@gurkanakman.com